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湖北工程学院新技术学院毕业生档案管理办法
2019-04-26 15:16:45 来源: 字号: 【 】 浏览:

第一章

第一条  毕业生档案工作是毕业生就业工作的重要组成部分,为使毕业生档案管理规范化、制度化,本着服务毕业生,方便毕业生的宗旨,按照国家有关政策精神,结合学校实际,制定本办法。

第二条 各相关单位对毕业生档案管理工作要高度重视,严格程序,明确人员,落实责任。

第三条 毕业生档案管理工作坚持依法办事、规范管理、服务学生、服务社会的原则,在学校毕业生就业工作领导小组统一领导下,招生与就业工作处负责毕业生派遣方案的编制,毕业生就业指导服务中心负责毕业生档案的接收、核对、毕业生档案转递名册、档案的寄发等工作。各教学系负责毕业生档案的日常管理和档案材料的归档、封装、核对、移交等工作。

 

                             第二章 毕业生档案整理

第四条 毕业生档案是反映毕业生个人经历、学历、思想政治素质、学习成绩和能力素质等情况的文字材料。相关职能部门和各教学系认真组织好学生各种登记表和材料的填写、核对、盖章。

第五条 各教学系在做好档案日常管理的基础上,于每年6月下旬组织专人认真清理本系应届毕业生档案,严格按照材料清单整理归档并做好记录,仔细核对档案材料,避免错漏现象发生。

第六条 归档范围:入学档案材料(高中、高考材料);组织材料(党、团组织材料);就业报到证通知书、学习成绩单、毕业生登记表、奖惩材料、体检材料等。

第七条 缺、损档案要及时向系领导汇报,查明原因,尽快处理,并报毕业生就业指导服务中心备案。

第八条 有关职能部门和教学系工作人员在清理、整理、转递学生档案过程中,不得涂改、扣留、抽出、复制或损毁学生档案材料。

 

第三章 毕业生档案的交接和转递

 第九条 各教学系应按照学校毕业生就业指导服务中心的总体部署,将整理好的毕业生档案封口后于规定时间内送交毕业生就业指导服务中心,并附《档案交接表》(一式两份),有特殊情况的档案应另附说明材料。

第十条 毕业生就业指导服务中心档案管理人员接收各教学系毕业生档案时,应对所送档案认真核查清点,经确认无误后,交接双方在《档案交接表》上签字,并将《档案交接表》存档造册备查。

第十一条 毕业生就业指导服务中心档案管理人员对各教学系送交档案及时进行分类整理,在规定时间内严格按照就业派遣方案将毕业生档案转递至接收单位;特殊情况如毕业生就业单位人事部门专人索取、调阅等,在查验单位调档信函及来人证件后,方可办理档案转递、调阅手续。

第十二条 毕业生就业指导服务中心对毕业生档案的转递做好细致记载,要有电子版邮寄记录表并打印造册存档。在每一份邮寄包裹里须有纸质版清单,相关工作人员签字盖章后拍照存档,并及时跟踪邮寄结果。

第十三条 毕业生档案严格按照就业派遣方案进行转递,原则上档案不得交由毕业生本人自带,绝不允许毕业生个人长期保存档案。特殊情况下,毕业生可向毕业生就业指导服务中心申请档案留校代管,学校档案代管时限最多2年,期满转回生源地档案主管部门。毕业生暂留学校档案,毕业生就业指导服务中心提供档案调档和状态查询业务。

 

                            第四章 毕业生档案查询

第十四条 毕业生档案集中转递结束后,毕业生就业指导服务中心应将转递信息及时上网。毕业生可登录学校就业信息网或电话查询档案去向及快递单号等信息。在报到期限内,毕业生务必到档案接收单位查询接收情况,如有问题及时与学校联系。

第十五条  毕业生档案由于各种原因遗失的,由教学系辅导员协助毕业生补办档案材料,补办内容仅限大学期间档案材料。

 

                          第五章

第十六条 本办法由毕业生就业指导服务中心负责解释。

第十七条  本办法如与国家毕业生档案管理规定不一致的,以国家的有关规定为准。

第十八条 本办法自印发之日起施行。

  

湖北工程学院新技术学院招生与就业工作处

 

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